Privacyverklaring Sepay BV

(24 mei 2018)

Inleiding

Uw privacy is belangrijk voor ons. Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend om uw account te beheren, onze producten en diensten aan u te leveren, en om u te informeren over onze producten en diensten, voor zover u hier toestemming toe hebt verleend.
We hechten veel waarde aan de bescherming, vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij van u verzamelen wanneer u van onze producten en diensten gebruikmaakt, en hoe we deze informatie gebruiken.

Wijzigingen in onze Privacyverklaring

Wij kunnen deze Privacyverklaring naar eigen goeddunken van tijd tot tijd aanpassen of wijzigen. Wanneer wij veranderingen aanbrengen, passen wij de hierboven vermelde datum van herziening aan, en de aangepaste of gewijzigde versie geldt voor u en uw gegevens per de datum van herziening. Wij adviseren u deze Privacyverklaring met enige regelmaat te bekijken, zodat u steeds op de hoogte bent van de manier waarop wij uw gegevens beschermen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Indien u als Merchant gebruik maakt van onze betaaldiensten dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam van de rechtsgeldig vertegenwoordiger;
  • Uw adresgegevens (vestigingsadres van uw bedrijf);
  • Uw geboortedatum;
  • Uw geboorteplaats;
  • Uw nationaliteit;
  • Uw e-mailadres;
  • Uw telefoonnummer;
  • Een kopie van het document waarmee u uw identiteit heeft geverifieerd;
  • Van de uiteindelijk belanghebbende(n) (UBO), de voor- en achternaam, de geboortedatum, het adres en het land;
  • Overige gegevens die u tijdens het contact met ons heeft verstrekt (bijvoorbeeld die van een alternatief contactpersoon binnen uw bedrijf of een alternatief afleveradres).

Als u geen klant van Sepay bent maar wel gebruik maakt van onze webshop voor de aankoop accessoires verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam;
  • Uw adresgegevens;
  • Uw e-mailadres;
  • Uw telefoonnummer.

Wij hebben geen (persoons)gegevens van de eindgebruiker (uw klant) die gebruik maakt van onze betaaloplossingen.

Voor welke doel gebruiken wij uw persoonsgegevens?

We gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, en, waar van toepassing, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

De grondslagen voor onze verwerking van persoonsgegevens zijn toestemming van betrokken personen, de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst en het nakomen van wettelijke verplichtingen.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Voor het sluiten van een overeenkomst
    Als u zich als klant wilt inschrijven hebben wij persoonsgegevens nodig van de rechtsgeldige  vertegenwoordiger(s) en de uiteindelijk belanghebbende(n). Deze gegevens gebruiken wij om onderzoek te doen of u klant kunt worden. Hiervoor gebruiken wij ook gegevens die we van derde partijen krijgen. Het verzamelen van deze gegevens heeft tevens een wettelijke grondslag conform de Wet Financieel Toezicht (Wft) en de Wet ter voorkoming van Witwassen en financiering van Terrorisme (Wwft).
  • Voor de levering van webshop aankopen
    Als u als niet-Sepay klant een aankoop pleegt in onze webshop, dan verwerken wij uw persoonsgegevens om de levering van de gekochte producten te kunnen uitvoeren.
  • Klantenservice
    Wij gebruiken uw gegevens om contact met u te kunnen opnemen, dit kan via brief, email en/of telefoon. Wij leggen ook opnamen van bijvoorbeeld telefoongesprekken en chatsessies vast. Dit doen wij onder meer voor trainingsdoeleinden.
  • Om uw en onze belangen te beschermen
    Om zorg te dragen voor een stabiel en integer financieel stelsel, doen wij onderzoek. Dit om bijvoorbeeld fraude tegen te gaan en/of te onderzoeken. Hiervoor gebruiken wij onder meer uw persoonsgegevens. Voor dit doel raadplegen wij (openbare) registers en waarschuwingssystemen. Ook raadplegen wij kranten, nieuwsberichten en het internet.
  • Om te voldoen aan wet- en regelgeving
    Op basis van wet- en regelgeving zijn wij verplicht om persoonsgegevens te verzamelen van zowel onze Merchants, de rechtsgeldige vertegenwoordigers en de uiteindelijk belanghebbenden. Op basis van de Wwft zijn wij verplicht om doorlopend klantonderzoek uit te voeren. Zo kan er een ongebruikelijke transactie plaatsvinden die wij moeten onderzoeken. In het kader van wet- en regelgeving kan het ook voorkomen dat wij gegevens over u aan een overheidsinstelling dienen te verstrekken. Denk hierbij aan de FIU, DNB en de Politie.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en verzoeken onze klanten deze ook niet met ons te delen.

Beveiliging, derden en incidenten

Sepay is PCI DSS Level 1 gecertificeerd en wordt jaarlijks door een Qualified Security Assessor (PCI), een extern accountant en een extern auditor geaudit.

Uw gegevens worden volgens de laatste stand der beveiligingstechnieken opgeslagen in Nederlandse hiervoor gecertificeerde datacenters en er worden geen gegevens buiten de EU verstuurd.

Uw gegevens worden niet verstrekt en/of uitgewisseld met derden, tenzij dit past bij het doel waarvoor u ze aan ons heeft verstrekt of uit hoofde van een wettelijke verplichting. Uw persoonsgegevens worden niet verkocht of verhuurd.

Alle persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is dan voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt, rekening houdend met de wettelijk verplichte termijn.
Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn worden de persoonsgegevens vernietigd, geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.

Uw gegevens zijn enkel toegankelijk voor de medewerkers die vanwege hun functie toegang moeten hebben. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en worden onder meer getraind in security awareness en het beschermen van uw privacy en het beveiligen van informatie.

In het geval van een incident, zoals bijvoorbeeld een (vermeend) datalek, treedt onze incident management procedure in werking. Hierbij vindt onderzoek en remediering plaats en indien van toepassing een melding aan de Autoriteit Gegevensbescherming en zult u bij hoog risico meteen worden geïnformeerd.

Wat zijn uw rechten?

 

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft u als eigenaar van uw persoonsgegevens diverse rechten.

 

Recht op inzage: u kunt de persoonsgegevens die wij van u hebben op verzoek inzien.

Recht op correctie, beperking en verwijdering: u kunt persoonsgegevens die wij van u hebben corrigeren (via de MijnSepay pagina), beperken of laten verwijderen (‘recht op vergetelheid). Dit laatste kan enkel voor zover wet- en regelgeving dit toestaat.

Recht op dataoverdracht: u kunt de persoonsgegevens die wij van u hebben digitaal laten overdragen aan een andere partij. Dit is uitsluitend mogelijk met de persoonsgegevens die u persoonlijk aan ons heeft verstrekt, of waarvoor u ons nadrukkelijk toestemming heeft gegeven deze te verwerken, of die we hebben verkregen door de uitvoering van onze overeenkomst.

Recht op bezwaar: indien u van mening bent dat wij onterecht persoonsgegevens van u verwerken dan kunt u dit kenbaar maken aan ons. Als uw bezwaar na onderzoek terecht blijkt, zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens stoppen. U heeft ook de mogelijkheid een klacht in te dienen indien u van mening bent dat wij onzorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan. Mochten we dit niet naar tevredenheid kunnen oplossen, dan kunt u een signaal afgeven bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als u van uw rechten gebruik wenst te maken of meer informatie wenst, neemt u dan contact op met privacy@sepay.nl.

Welke rollen heeft Sepay?

Wij zijn van mening dat wij zowel de rol van verwerkingsverantwoordelijke als die van verwerker hebben.

Verwerkingsverantwoordelijke omdat wij 1. bepalen welke persoonsgegevens wij verwerken en hoe dit gebeurt en 2. derde partijen (verwerkers) gebruiken voor bijvoorbeeld opslag (datacenter) en verwerking (bijvoorbeeld een incassobureau)

Verwerker omdat wij ook zelf persoonsgegevens namens derde partijen verwerken.

Online verzamelen en het gebruik van (persoons)gegevens

Versturen van nieuwsbrieven

SEPAY verstuurt nieuwsbrieven per e-mail. Deze uitingen hebben zowel een commerciële en informatieve inhoud. Deze communicatie is noodzakelijk om onze klanten te informeren over (toekomstige) wijzigingen op gebied van pinautomaten en abonnementen.

Contact opnemen en offerte aanvragen

Wij verzamelen gegevens wanneer een bezoeker zijn of haar informatie achterlaat op onze website.

Analytics

Wij gebruiken de gegevens van onze website bezoekers om onze website te verbeteren. Hiervoor gebruiken wij Google Analytics. De gegevens zijn anoniem. Wij verzamelen gegevens zoals de duur van websitebezoek en welke pagina’s er worden bezocht.

Online advertising

Voor product- en dienstenpromotie adverteren wij online via Google (Adwords) en Bing (Ads). Hierbij worden gegevens opgeslagen indien er geklikt wordt op de online advertentie. Deze gegevens zijn anoniem.

Online chat

We maken gebruik van een online chat. Hierbij worden gegevens bijgehouden, waaronder het aantal bezoekers op onze websites. Deze gegevens zijn anoniem. Alle gevoerde chatgesprekken worden opgeslagen.  Deze kunnen persoonlijke gegevens bevatten, indien deze door de gebruiker zelf zijn ingevoerd.

Webshop

Het aanvragen van onze diensten en producten gebeurt volledig in onze webshop omgeving. Hierbij verzamelen wij uitsluitend de persoonsgegevens noodzakelijk om de aanvraag in behandeling te nemen.

Wie zijn de ontvangers van de gegevens

De gegevens die SEPAY ontvangt en verwerkt worden beheerd door de onderstaande partijen.

Mailchimp

Onze nieuwsbrieven worden verzonden met Mailchimp applicatie. Er zijn drie methodes waarop u de nieuwsbrief kan ontvangen, namelijk:

  • U bent klant van SEPAY;
  • Aanmelden voor de nieuwsbrief;
  • Toestemming verlenen bij het opvragen van een offerte.

De volgende gegevens worden opgeslagen: bedrijfsnaam,  voornaam (indien ingegeven),  achternaam en e-mailadres.

De volledige privacy policy van Mailchimp kunt u hier teruglezen.

Datacenter

De websites, webshop en e-mails worden gehost door onze partner Ram Infotechnology. Dit houdt in dat alle informatie die via de website en email die naar SEPAY wordt verzonden, veilig wordt opgeslagen in ons datacenter.

Google

Voor Analytics en Adwords worden gegevens opgeslagen bij Google.

De volledige privacy policy van Google kunt u hier teruglezen

Zendesk Chat

De gevoerde online chats worden, regionaal in de EU, opgeslagen in de cloud bij Zendesk. Een kopie van de chats worden verzonden per email.

De volledige privacy policy kunt u hier teruglezen.

Bewaartermijn

Uw gegevens wordt nooit langer bewaard dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij wij op grond van een wet- en regelgeving uw gegevens langer moeten bewaren.

Versturen van nieuwsbrieven

Uw gegevens, voornamelijk bedrijfsnaam, achternaam en e-mailadres, worden opgeslagen bij Mailchimp. Deze opslag is voor onbepaalde tijd. U kunt zich op elk moment uitschrijven op onze nieuwsbrief door gebruik te maken van de link onderaan in elke nieuwsbrief. De data zal aanwezig blijven, maar zal niet meer worden gebruikt.

Contact opnemen en offerte aanvragen

De inhoud van de contactformulieren worden gemaild naar de desbetreffende afdeling. Het origineel bevindt zich op de webserver. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk vanuit het netwerk van SEPAY. Deze gegevens worden opgeslagen voor maximaal één jaar.

Bijlages in de formulieren worden direct verwijderd, nadat deze gemaild zijn.

Analytics

De gegevens die Google Analytics verzamelt zijn anoniem, waardoor deze niet zijn verbonden aan uw naam, bedrijf of e-mailadres. Deze gegevens worden voor een periode van 26 maanden bewaard door Google Analytics.

Online advertising

Google Adwords en Bing Ads verzamelen klikgedrag van de advertenties. Deze gegevens worden opgeslagen voor onbepaalde tijd.

Online chat

Alle chatberichten worden opgeslagen voor onbepaalde tijd. Hierbij worden gegevens opgeslagen die de bezoeker (en medewerker van SEPAY) zelf in geeft.

Webshop

Gegevens die worden ingevoerd in onze webshop worden opgeslagen in het orderverwerkingssysteem. Bij niet voltooide orders, worden deze gegevens uiterlijk 60 dagen bewaard.

Cookies

Wat zijn cookies?

Een cookie is een klein tekstbestandje dat op de harde schijf van uw computer, laptop, smartphone of tablet wordt geplaatst op het moment dat u een website bezoekt.

Door het gebruik van cookies functioneert onze website beter. We krijgen door het plaatsen van cookies meer inzicht in het gebruik van onze website en de effectiviteit hiervan. Zo kunnen we zien hoe vaak en wanneer u bepaalde pagina’s bezoekt, welk type apparaten gebruik worden door onze bezoekers en welke webpagina’s het meest interessant zijn.

Het gebruik van cookies is veilig. Er kan geen persoonlijke informatie, zoals een telefoonnummer of een e-mailadres, uit cookies worden herleid. Cookies kunnen dus ook niet worden gebruikt voor e-mail- of (tele)marketing acties.

Welk soort cookies plaatst SEPAY en waarom?

Functionele cookies

Functionele cookies zorgen er voor dat deze website naar behoren functioneert. Zo gebruiken wij functionele cookies voor:

  • het onthouden van informatie die u invult op de verschillende pagina’s, zodat u niet steeds al uw gegevens opnieuw hoeft in te vullen
  • het doorgeven van informatie van de ene pagina aan de volgende pagina, bijvoorbeeld als u veel gegevens moet invullen bij een online bestelling
  • het opslaan van voorkeuren
  • het opslaan van instellingen voor een optimale videoweergave, zoals de gewenste buffergrootte en de resolutiegegevens van uw scherm
  • het uitlezen van je browserinstellingen om onze website optimaal op uw beeldscherm te kunnen weergeven
  • het opsporen van misbruik van onze website door bijvoorbeeld een aantal opeenvolgende mislukte inlogpogingen te registreren

Dit soort cookies hebben geen of een zeer geringe impact op uw privacy. Ze zijn daarom uitgezonderd van het toestemmingsvereiste in de Telecommunicatiewet. Als gevolg daarvan vraagt SEPAY geen toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Analytische cookies

SEPAY gebruikt Google Analytics cookies. Analytics cookies worden gebruikt om het gebruik van de website in kaart te brengen en te analyseren, zodat de kwaliteit en/of de effectiviteit van de website verbeterd kan worden. SEPAY gebruikt Google Analytics cookies conform de handleiding die het College Bescherming Persoonsgegevens heeft opgesteld.
Er is een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten: de informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd (zo wordt o.a. het laatste octet van het  IP-adres verwijderd) en er worden geen andere gegevens gedeeld. Hierdoor is voor het gebruik van deze Analytics cookies geen toestemming vereist.

Van de informatie die wij verzamelen worden statistieken gemaakt. Deze statistieken geven ons inzicht in hoe vaak onze webpagina’s bezocht worden, waar bezoekers de meeste tijd doorbrengen, enzovoort. Hierdoor zijn wij in staat de structuur, navigatie en inhoud van de website te verbeteren. Bijvoorbeeld door informatie aan te vullen of door het gebruikersgemak te verbeteren.

Overige cookies

Naast de in de vorige paragraaf genoemde cookies, willen onze websites van enkele aanvullende cookies gebruik maken. Hiervoor is toestemming nodig. Wanneer u doorklikt naar een vervolgpagina van de website en op die manier toestemming verstrekt, worden ook onderstaande cookies geplaatst.

Social media cookies
Op deze website zijn buttons opgenomen om webpagina’s te delen via de sociale netwerken Facebook, Twitter, Google + en LinkedIn. Deze buttons maken gebruik van stukjes code die van deze sociale media platforms afkomstig zijn. Wanneer webpagina’s gedeeld worden met deze buttons, worden er cookies geplaatst.

Voor meer informatie over wat deze sociale media platforms met de (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken, verwijzen wij naar hun eigen privacy verklaringen. SEPAY heeft hier geen invloed op.

Tracking cookies
Tracking cookies zijn cookies die over één of meerdere domeinen worden gebruikt om surfgedrag van bezoekers vast te leggen, zodat het mogelijk is om hen op basis hiervan gerichte content te tonen of aanbiedingen te doen.

Onderstaande tracking cookies worden gebruikt.

Google dynamic remarketing
Remarketing wordt gebruikt om online advertenties weer te geven aan personen die de website eerder hebben bezocht. Eerder surfgedrag  dient dan als basis om afgestemde advertenties te kunnen tonen.

Google Adword conversion
Met Adword conversion wordt nagaan hoe effectief advertentieklikken zijn in het genereren van acties van klanten, zoals aankopen op de website of aanmeldingen voor de nieuwsbrief.

Google Doubleclick
DoubleClick is een technologie waarmee interactieve advertenties over meerdere kanalen gerealiseerd en gemanaged kunnen worden..

Hoe zijn cookies te verwijderen?
Als u helemaal niet wilt dat websites op uw computer of andere randapparatuur cookies plaatsen, dan kunt u te allen tijde uw permissie instellingen aanpassen onderaan de pagina in de footer of u kunt uw browserinstellingen aanpassen.  Hoe u de instellingen kunt aanpassen, verschilt per browser. Raadpleeg indien nodig de helpfunctie van de browser.

Wilt u cookies van specifieke partijen uitzetten, dan kan dat via Youronlinechoices.

De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. SEPAY heeft hier geen invloed op.

Disclaimer

Toepassingsbereik

Deze disclaimer en de privacyverklaring zijn van toepassing op de door SEPAY B.V. geëxploiteerde websites. Verwijzingen naar sites die niet door SEPAY worden onderhouden zijn louter ter informatie en gemak voor de bezoeker opgenomen. SEPAY staat niet in voor de inhoud en het functioneren daarvan, noch voor de kwaliteit van eventuele aanbiedingen die daarop worden gedaan. Door gebruik te maken van de website(s) van SEPAY gaat u akkoord met deze disclaimer.

De voorwaarden in deze disclaimer en privacyverklaring kunnen onaangekondigd aangepast worden. Wijzigingen zijn van kracht zodra deze op deze pagina gepubliceerd zijn.

Deze disclaimer is ook beschikbaar in andere talen. Mocht de anderstalige disclaimers verschillen vertonen met de Nederlandse versie, dan is de Nederlandstalige disclaimer leidend.

[dt_gap height=”20″]

Eigenaar

De website(s) van SEPAY zijn eigendom van SEPAY B.V. (KvK nummer 32102276).

De informatie, afbeeldingen, lay-out, documenten, audio, video, en tekst op deze website zijn intellectueel eigendom van SEPAY. Kopiëren, verspreiden en elk ander gebruik van deze materialen is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming van SEPAY.

[dt_gap height=”20″]

Informatie van derden

SEPAY B.V. is niet verantwoordelijk voor de inhoud en/of juistheid van de op deze website door derden geplaatste teksten, afbeeldingen of hyperlinks.

[dt_gap height=”20″]

Aansprakelijkheid

Hoewel de informatie op deze website met uiterste zorg is samengesteld en SEPAY B.V. deze informatie steeds zo actueel, volledig en nauwkeurig mogelijk tracht te houden, kunnen aan deze website geen rechten ontleend worden. Tarieven en voorwaarden kunnen aan verandering onderhevig zijn. SEPAY B.V. aanvaardt geen aansprakelijkheid voor mogelijke fouten en tekortkomingen in deze website. Wijzigingen en correcties zijn voorbehouden.

[dt_gap height=”20″]

E-mail disclaimer

De informatie die afkomstig is van een e-mail met het domein @sepay.nl is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Gebruik van deze informatie door anderen dan de geadresseerde en gebruik door hen die niet gerechtigd zijn van de informatie kennis te nemen, is verboden. Indien u niet de geadresseerde bent of niet gerechtigd bent tot kennisneming, (a) is openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en/of verstrekking van deze informatie aan derden, niet toegestaan, en (b) wordt u verzocht de afzender daarvan op de hoogte te brengen en het bericht te vernietigen.

SEPAY B.V., statutair gevestigd te Den Haag en geregistreerd in het Handelsregister onder nr. 32102276, is niet aansprakelijk voor welke schade dan ook als gevolg van communicatie per e-mail en verzending van documenten en gegevens.

[dt_gap height=”20″]

Langer dan 3 maanden huren? Dat kan!

We hanteren een maximale huurtijd van 3 maanden. Wilt u de pinautomaat langer gebruiken, dan is dit mogelijk. U start met het huren van een pinautomaat met een looptijd van 3 maanden. Tot deze drie maanden is dit een normale huurperiode.

Wilt u een pinautomaat langer dan 12 maanden huren? Dan kunt u beter leasen.

Tarieven

Omschrijving
Maandelijks
Abonnement
SEPAY Vast€ 47,50
SEPAY Vast Duo€ 60,00
SEPAY Mobiel€ 47,50
SEPAY Mobiel Wifi€ 60,00
SEPAY Mini€ 35,00
Transactietarief: € 0,18

Voorbeeld

Een ondernemer wil voor 7 maanden een mobiele pinautomaat (SEPAY Mobiel) huren. Dat kan, de eerste 3 maanden zal op basis van normale huur zijn met een periode van 3 maanden. Na 3 maanden wordt dit contract automatisch verbroken en wordt de huurperiode tezamen met de gemaakte transacties afgerekend. De pinautomaat blijft bij deze ondernemer, maar de resterende 4 maanden zal deze worden voortgezet onder een tijdelijke lease overeenkomst. Deze wordt maandelijks gefactureerd.

Wat gebeurt er na 3 maanden?

Na drie maanden verbreken we de huurovereenkomst en wordt deze voortgezet binnen een lease-constructie die iedere maand opzegbaar is. De betaalde borg wordt verrekend en u wordt maandelijks gefactureerd voor deze lease-overeenkomst.