Veelgestelde vragen

• Probeer zo veel mogelijk contactloos af te laten rekenen;
• Bij gebruik van het toetsenbord, gebruik een stylus/pen of een zakdoekje;
• Maak gebruik van een siliconen hoes (SEPAY Mobiel (WIFI) & SEPAY Mini;
• Probeer na elk fysiek contact de pinautomaat te reinigen;
• Plaats desinfecterende handgel naast de pinautomaat;
• Probeer twee meter afstand tot uw klant te houden;
• Maak gebruik van een kassiersunit (alleen voor de SEPAY Vast).

Helaas is het niet mogelijk om uw abonnement tijdelijk op te schorten. Een volledige beëindiging is een optie, maar brengt wel extra kosten en handelingen met zich mee bij heractivatie. Deze kosten zijn € 99,00 per automaat en kan alleen worden verricht op ons hoofdkantoor.

Wel is het mogelijk om uw transactiebundel aan te passen voor de volgende maand. Dit is zeker verstandig indien u volgende maand minder transacties verwacht.
Dit doet u door in te loggen op Mijn SEPAY.

Alle medewerkers van SEPAY werken (indien mogelijk) vanuit huis. Er verandert niets aan de bereikbaarheid van onze support- en salesafdeling. Deze blijft zoals u van ons gewend bent.

Logistiek
Bij het gereed maken van uw pinautomaat, houden wij strikt aan de normen die het RIVM voorschrijft. Wij maken gebruik van wegwerphandschoenen en desinfecteren de automaat nadat we een testbetaling hebben verricht.

Het is tijdelijk niet mogelijk om uw pinautomaat op ons kantoor op te halen of af te leveren.

Pakketbezorging
Een andere maatregel is door onze vervoerder (PostNL) ingevoerd. Dit houdt in dat de bezorger zelf tekent voor ontvangst, na toestemming van de ontvanger. Dit om het contact tussen mensen te minimaliseren. Er zal gevraagd worden om de laatste 3 tekens van het legitimatiebewijs en wordt genoteerd in het handtekeningveld.

SEPAY levert diverse producten en diensten voor de zakelijke markt:[dt_gap height=”10″ /]

• De mobiele betaaldienst, bestaande uit diverse mobiele pinautomaten en de bijbehorende transactiediensten.
• De vaste betaaldienst, bestaande uit diverse vaste pinautomaten en de bijbehorende transactiediensten.
• Verhuur van mobiele pinautomaten voor kortere periodes.
• Sepay levert betaaldiensten onder vergunning en toezicht van van De Nederlandsche Bank
• Transactiediensten indien u reeds een pinautomaat van een derde partij bezit.

SEPAY verkoopt uitsluitend online haar pinautomaten. Deze kan worden aangevraagd via onze webshop. Tegenwoordig is het ook mogelijk om bij SEPAY een pinautomaat aan te schaffen en de transacties via ING te laten verlopen. Deze dient aangevraagd te worden via onze ING pagina.

Op diverse plaatsen op onze site kunt u een offerte aanvragen. Heeft u een project waarvoor meerdere pinautomaten benodigd zijn? Neem dan contact op met onze salesafdeling.

Om deze vergunning te kunnen krijgen en houden zijn een aantal vereisten van toepassing. Denk hierbij aan het beheer van uw gelden, het uit te voeren klantonderzoek,de structuur en werking van de interne organisatie, de capaciteiten van het bestuur, de hoogte van het eigen vermogen en de processen en procedures die de zorgvuldigheid van de bedrijfsvoering moeten waarborgen.

Als betaalinstelling staan we voortdurend onder toezicht van zowel DNB als de Autoriteit Financiële Markten (AFM).

Op alle automaten is standaard Visa en Mastercard geactiveerd, hiervoor hoeft u niets te doen. Indien u dit niet wenst, kunt u deze uitzetten op uw persoonlijke pagina, onder het kopje abonnementen. Indien u andere Credit- of Giftcards wilt accepteren, zoals bijvoorbeeld American Express, dan dient uw SEPAY pinautomaat dit te ondersteunen. Momenteel zijn dit de Classic en de Plus varianten.

Sepay heeft overeenkomsten met Worldline en PaySquare afgesloten waarmee u verzekerd bent van voordelige tarieven. De aanvraagformulieren vindt u terug op onze website. De creditcardbetalingen op uw pinautomaat worden direct verwerkt door uw creditcard provider. Deze betalingen gaan buiten de derdegeldrekening van SEPAY om. De verwerking ligt rond 3 tot 5 werkdagen en deze betalingen worden apart uitbetaald op uw rekening.

Bij het afsluiten van onze mobiele of vaste betaaldienst gaat u een contract aan voor 12, 36 of 60 maanden.

U kunt deze overeenkomst tot 1 maand na de startdatum kosteloos beëindigen.

Indien u aan het einde van uw contract geen gebruik meer wilt maken van onze diensten, dient u deze één maand van tevoren uw opzegging schriftelijk ondertekend te verzenden. Bij tussentijdse contractbeëindiging geldt een afkoopsom van 50% van de verschuldigde abonnementsgelden tot het einde van de formele contractperiode.

Indien wij geen tijdige opzegging hebben ontvangen, wordt uw contract stilzwijgend verlengd met een periode van één maand.

Koop 1 jaar is onze koop-overeenkomst voor een pinautomaat. Aangezien we geen langere termijn kennen, in tegenstelling tot lease-contracten, hebben we deze proberen te verduidelijken door er 1 jaar achter te plaatsen. Na de looptijd van één jaar zal dit contract maandelijks automatisch worden verlengd.

Retourbetalingen is (nog) niet vrijgegeven voor elke pinautomaat die wij uitleveren. Er zijn enkele regels om deze te kunnen activeren.

• U dient minimaal een half jaar pinomzet bij SEPAY gehad te hebben
• U heeft een onderneming waarbij retourpinnen logisch is (bijvoorbeeld een kledingzaak of een onderneming in het verhuren van (bouw)apparatuur)
• Per terminal mag u maximaal € 1.000,- per dag retourpinnen
• Iedere dag heeft u genoeg pinomzet om retour pintransacties uit te voeren

Meer informatie over retourpinnen, vindt u hier

Nee, u betaalt aan uw bank geen transactiekosten. De SEPAY-tarieven zijn inclusief de bankkosten en transactieverwerking.

Het geld dat uw klant met een pinbetaling voldoet, wordt bij uw klant geïncasseerd en aansluitend naar de SEPAY Klantgelden rekening overgemaakt.

SEPAY stort vervolgens de ontvangen bedragen door naar u als klant. SEPAY stort op iedere werkdag aan haar klanten.

Pinbetalingen die bij u op maandag t/m donderdag worden gedaan, worden worden de volgende werkdag op uw rekening bijgeschreven.

Pinbetalingen die bij u op een vrijdag, zaterdag of zondag worden gedaan, worden maandag op uw rekening bijgeschreven..

U kunt in Mijn SEPAY aangeven welke tekst u vermeld wilt zien op het rekeningafschrift van uw klant. U kunt bijvoorbeeld uw bedrijfsnaam opgeven. Dit kunt u ter aller tijde aanpassen binnen Mijn SEPAY.

SEPAY geeft deze informatie door, zodat uw bank en Equens-Worldline dit verder kunnen regelen.

Indien u uw onderneming wilt verkopen, dan bestaat er de mogelijkheid om uw contract over te dragen aan de nieuwe eigenaar (de zogenaamde contractoverdracht). U kunt dit via de ‘Mijn SEPAY’-pagina regelen. De overnemende partij zal dan de huidige contractperiode overnemen.

Als u uw contract wilt laten beëindigen, dient u het contract op te zeggen en alsnog 50% van de resterende abonnementsgelden aan ons te voldoen.

Uw maandelijkse factuur wordt via uw ‘Mijn SEPAY’-pagina elektronisch aangeboden en kunt u naar een op te geven emailadres laten versturen.

Als onze incasso niet succesvol is verlopen, dan ontvangt u van ons een notificatie per email met een betalingstermijn. U kunt het verschuldigde bedrag onder vermelding van uw debiteur- en factuurnummer alsnog aan ons overmaken.

Als binnen de gestelde termijn geen betaling van u wordt ontvangen, dan volgt een blokkade van uw pinautomaten en wordt de vordering uit handen gegeven aan LAVG. Er zijn kosten verbonden aan sommaties, blokkades en de-blokkades.

Pas nadat wij de openstaande bedragen van u ontvangen hebben, worden uw pinautomaten weer geactiveerd. Meer informatie over de blokkade en de-blokkade van pinautomaten vindt u terug op de ‘Mijn SEPAY’-pagina.

Ja, indien u in het bezit bent van een pinautomaat van een derde partij, dan kunt u de gerelateerde betaaldiensten bij SEPAY onderbrengen. Hiervoor kunt u de SEPAY transactiedienst gebruiken. Per aan te melden pinautomaat dient u bij de inschrijving het merk, het kassanummer en het controlenummer in te vullen. De maximale doorlooptijd voor het aanvragen van de transactiedienst bedraagt twee werkdagen. Let op: de SEPAY transactiedienst is momenteel niet geschikt voor MPOS-systemen: kleine pinapparaatjes die via bluetooth verbinding maken met een smartphone of tablet.
[dt_button size=”small” animation=”none” icon=”” icon_align=”left” color=”” link=”/webshop/sepay-transactiedienst” target_blank=”false”]Vraag de transactiedienst aan[/dt_button]

Als u zich bij ons heeft ingeschreven en de benodigde documentatie heeft overlegd, zoals het getekende aanvraagformulier, samen met een geldige kopie van uw legitimatie, een uittreksel van de Kamer van Koophandel (max. zes maanden oud) en een kopie van een bankafschrift (max. drie maanden oud), dan ontvangt u na goedkeuring van de order binnen één werkdag de pinautomaat. Deze is dan direct gereed voor gebruik.

U kunt de vereiste documenten tijdens het bestelproces uploaden of later aan ons versturen per email of per post. We dienen alle documenten vóór 14.00 uur ontvangen te hebben om de pinautomaat dezelfde dag nog te kunnen versturen.

Stuur de documenten naar:

• Per mail: orderdesk@sepay.nl
• Per post: SEPAY B.V. Postbus 16761, 2500 BT Den Haag

Indien u een pinautomaat wilt leasen, dan blijft de pinautomaat eigendom van SEPAY en dient u deze aan het einde van uw contract binnen twee weken aan SEPAY retour te sturen. Wanneer de pinautomaat niet retour wordt verzonden, zal uiteindelijk het eigendom van de automaat aan u worden overgedragen en zal de vervangingswaarde worden gefactureerd.

In onze Algemene Voorwaarden stellen wij dan ook dat u zich adequaat dient te verzekeren tegen verlies, diefstal en beschadiging van het product. In de praktijk kunt u de pinautomaat het beste opgeven bij uw bestaande verzekering.

Als er onverhoopt iets mocht gebeuren met de terminal, dan zult u gefactureerd worden voor de reparatiekosten of voor de vervangingswaarde van het product.

U kunt eenvoudig via uw persoonlijke SEPAY-pagina, de tweede-bon functie in- of uitschakelen. U kunt zo zelf bepalen of er na iedere transactie één of twee bonnen uit de automaat komen.

Onze huidige lijn neemt deze instelling(en) binnen 10 minuten over.

Bij onze vorige lijn (ICT250 en IWL250) van pinautomaten, dient er (handmatig) een update te worden uitgevoerd. Om deze download config uit te voeren op uw betaalautomaat dient u de onderstaande stappen te doorlopen:

1. Druk op de Menu toets (F4)
2. Druk op de 5 toets (TECHNISCH MENU)
3. Druk op de 0 toets (UPDATE)

Uw betaalautomaat zal nu een download starten. Dit kan tot 10 minuten duren.

SEPAY Plus modellen – ICT 250 en IWL 250

Veiligheidscertificering eindigt op 31 december 2024

SEPAY Basis modellen – Nexgo T2, G2 en K300

Veiligheidscertificering eindigt op 30 april 2026

De SEPAY Mobiel maakt, bij het uitvoeren van een betaling, verbinding via GPRS. De hiervoor gebruikte simkaarten wisselen automatisch van netwerk indien de dekking onvoldoende zou zijn. Voor alle telecommunicatienetwerken geldt dat de netwerkdekking in de praktijk kan variëren, afhankelijk van uw locatie en uw omgeving. Ervaart u met uw mobiele pinautomaat een suboptimaal bereik? Neem dan in ieder contact op met onze klantenservice.

De SEPAY Mobiel Wifi maakt gebruik van uw wifi netwerk. Ook kan er handmatig worden overgeschakeld naar GPRS. Hierdoor heeft u de zekerheid van een connectie op twee platformen. De simkaart is al geactiveerd bij ontvangst.

Als de pinautomaat in uw winkel niet werkt, bijvoorbeeld door een stroomstoring of omdat het GPRS-netwerk (tijdelijk) niet beschikbaar is, dan zijn er altijd nog alternatieven om de klant toch een mogelijkheid te bieden om af te rekenen. Uiteraard is een cash-betaling een mogelijkheid, maar daarnaast is het mogelijk om de klant een SEPA Eenmalige Machtiging Pinnen te laten tekenen. Hiermee machtigt de klant de winkelier om eenmalig het bedrag af te laten schrijven van de rekening.

Voor het aanvragen van de SEPA Eenmalige Machtiging Pinnen formulieren neemt u contact op met PMP administratiekantoren via het telefoonnummer 088 – 567 83 75.

De ingevulde formulieren SEPA Eenmalige Machtiging Pinnen dienen voor een spoedige verwerking te worden verzonden naar:

PMP Administratiekantoren B.V.
t.a.v. Eenmalige Machtiging Pinnen
Postbus 90002, 1006 BA Amsterdam

Zie voor meer informatie het blogartikel.

Een transactie via GPRS duurt gemiddeld 6 seconden. De snelheid van de transactieafhandeling is afhankelijk van de beschikbare bandbreedte op uw locatie. Bij een minder sterk ontvangst, kan deze handeling langer duren.

Bij het uitvoeren van een contactloze betaling is het van belang dat de klant zijn of haar betaalpas op de bovenkant van de pinautomaat legt. Er zullen 4 lampjes branden en daarna hoort u een kort piepje ten teken dat de betaalautomaat de kaart heeft gelezen. Neem dáárna de betaalpas weg.

Indien de afstand tussen de betaalpas en de automaat te groot is, of als de pas te snel wordt verwijderd, klinkt er een langere piep en staat er in beeld dat de kaart geweigerd is. Geen zorgen, er is geen betaling gedaan en u kunt het opnieuw proberen door op OK te drukken.

Soms gebeurt het eens dat u de melding ‘betaling akkoord’ mist op het display. Ook al wordt deze ongeveer 10 seconden weergegeven, door drukte kan dit altijd wel eens over het hoofd worden gezien.

• Bij een geslaagde betaling, klinken er drie korte piepjes achter elkaar. Niet gehoord? Dan zijn er andere opties:
• Voer een kopie bon uit, deze geeft de laatste geslaagde betaling weer (MENU, 3 – Kopie Bon);
• Gebruik onze webapplicatie voor de SEPAY Mini (www.sepay.nl/mijnsepay) of onze app;
• Bekijk de transactie binnen uw Mijn SEPAY omgeving.

Iedere klant die in het laatste jaar zit van zijn/haar contract, heeft bij ons de mogelijkheid om over te stappen naar een nieuwe pinautomaat of een andere vorm. Wij rekenen hiervoor geen registratiekosten van € 49,00.

Onze betaalautomaten werken op het GPRS netwerk van diverse providers. Desondanks kan het zo zijn dat er op uw locatie (tijdelijk) een verminderde dekking is. Graag verzoeken wij u contact op te nemen met onze servicedesk via het nummer 088-426 2700 of door een e-mail naar info@sepay.nl te sturen. We zullen dan samen met u het probleem zo snel mogelijk verhelpen.

De pinautomaat krijgt zijn tijd van het netwerk, echter zal deze zich niet automatisch aanpassen aan zomer of wintertijd. Om de juiste tijd (weer) te verkrijgen, voert u een update uit. Dit doet u door:

SEPAY Basis modellen

[dt_list style=”2″ bullet_position=”middle” dividers=”false”]

• Druk op de ‘F1’-toets
• Druk op 1 ‘Terminal’
• Druk op 2 ‘GPA Logon’
• De automaat zal zich nu updaten en de juiste tijd wordt weergegeven. Dit proces duurt ongeveer 3 minuten.

SEPAY Plus modellen

[dt_list style=”2″ bullet_position=”middle” dividers=”false”]

• Druk op de ‘Menu’-toets
• Selecteer de optie ‘5-Technisch Menu’
• Selecteer de optie ‘0-Update’
• De automaat zal zich nu updaten en de juiste tijd wordt weergegeven. Dit proces duurt ongeveer 3 minuten.

Als u een nieuwe, zwarte betaalautomaat van SEPAY heeft, dan kunt u een totaaloverzicht uitdraaien van de voorgaande dag en de dag van vandaag. Volg hiervoor de volgende stappen:

Tussentijdse rapportage (zonder reset):

SEPAY Basis modellen

[dt_list style=”2″ bullet_position=”middle” dividers=”false”]

• Druk op de MENU knop.
• Toets ‘4’ in voor de Rapportages
• Toets ‘1’ X-Totalen
• Maak een keuze tussen ‘1’ Compact of ‘2’ Uitgebreid
• Uw rapportage wordt nu uitgeprint

SEPAY Plus modellen

[dt_list style=”2″ bullet_position=”middle” dividers=”false”]

• Druk op de MENU knop.
• Toets ‘3’ in voor de Rapportages
• Toets ‘2’ X-Totalen
• Maak een keuze tussen ‘0’ Compact of ‘1’ Uitgebreid
• Uw rapportage wordt nu uitgeprint

(Dag)afsluiting (met reset)

SEPAY Basis modellen

[dt_list style=”2″ bullet_position=”middle” dividers=”false”]

• Druk op de MENU knop.
• Toets ‘4’ in voor de Rapportages
• Toets ‘2’ Z-Totalen
• Maak een keuze tussen ‘1’ Compact of ‘2’ Uitgebreid
• Uw rapportage wordt nu uitgeprint

SEPAY Plus modellen

[dt_list style=”2″ bullet_position=”middle” dividers=”false”]

• Druk op de MENU knop.
• Toets ‘3’ in voor de Rapportages
• Toets ‘3’ Z-Totalen
• Maak een keuze tussen ‘0’ Compact of ‘1’ Uitgebreid
• Uw rapportage wordt nu uitgeprint

SEPAY Plus modellen:

Om het geluid van de toetsknoppen aan te zetten volgt u de volgende stappen:

[dt_list style=”2″ bullet_position=”middle” dividers=”false”]

• Druk op de ‘F’-toets
• Selecteer de optie ‘0-Telium Manager’
• Selecteer de optie ‘5-Initialization’
• Selecteer de optie ‘8-Beep On Key’
• Selecteer de optie ‘On’ en druk op de groene knop ‘OK’

SEPAY Basis modellen:

Om het geluid van de toetsknoppen aan te zetten volgt u de volgende stappen:

[dt_list style=”2″ bullet_position=”middle” dividers=”false”]

• Druk op de ‘F1’-toets
• Selecteer de optie ‘1. TERMINAL’
• Druk op ‘Pijl naar beneden’ (rechtsonderin)’
• Selecteer de optie ‘1. DEVICE’
• Selecteer de optie ‘1-YES’ en druk op de groene knop ‘ENTER’
• Volg het menu verder met ‘ENTER’ of breek het af met ‘CANCEL’

Een transactie is gelukt wanneer de transactiebon is afgedrukt. Dit gebeurt pas nadat de processor (Equens of CCV) de transactie heeft gevalideerd. Deze bon is dan ook het transactiebewijs. Heeft uw pinautomaat geen thermische bonprinter aan boord, bijvoorbeeld bij de SEPAY Mini, en u twijfelt of de betaling is geslaagd? Dan kunt u een kopie bon functie bekijken. Hier vindt u de laatste geslaagde betaling terug.